私たちの仕事にはミスがつきものです。どんなに熟練の人でも、ミスをゼロにするのは難しいでしょう。ヒューマンエラーの発生は防げません。
そこで、ヒューマンエラーを減らし、ミスの発生を最小限に抑えるための効果的な方法について、体系的にまとめていきたいと思います。

ヒューマンエラーを減らし、ミスの発生を防ぐには大きく３つの観点があります。

1. 入力ミスを防ぐこと
2. タスク漏れをなくすこと
3. 正しいチェック手法を身につけること

それでは、具体的な対策を見ていきましょう。

「１．入力ミスを防ぐこと」について

多くのエラーがキーボードの打ち間違い、つまり、入力ミスによって発生します。このミスを防ぐには、入力をいかに減らすかが重要です。

• コピー&ペーストを活用する
• AIに文章を表データなどにまとめてもらう
• AIにエクセルやワードなどの形式でアウトプットしてもらう（Geminiがおすすめ）
• CSVの一括入力などを使う

手入力を減らすことで劇的にミスを削減できます。

「２．タスク漏れをなくすこと」について

タスク漏れを防ぐには、２つの手法が特に有効です。

①すぐやる習慣
私は５分以内で終わる業務はすぐにやることを心がけています。「今すぐやる」と決めることで、多くの業務の失念を防ぐことができます。

②タスクの一覧化
料理をするとき、材料をリスト化せずに買い出しをして、買い忘れが生じたことはありませんか？また、レシピに手順が書かれていなければ、必要な工程が漏れてしまいます。
手間はかかりますが、必要なことをリスト化する習慣をつけることが重要です。

「３. 正しいチェック手法を身につけること」について

業務上のチェックは無限に発生しますが、私がよく感じている問題は、正しい手順を踏まずにチェックしているケースが非常に多いということです。

チェックという作業は、AとBを見比べる作業。つまり、正しいA（基準）が用意できなければ、作成したB（成果物）のチェックはできません。チェックで重要なのはこの正しい基準をいかにして用意するかということなのです。

＜正しい基準を用意する方法＞

正しい基準を用意するために重要なのは、作業項目や修正内容をリスト化する作業です。

書類の入力内容をチェックするなら → 正しい作業項目の一覧が必要
給与の変更情報をチェックするなら → 正しい修正内容の一覧が必要

＜AIを活用したリスト作成＞

現在はAIの進化によって、一覧を作る作業がとても簡単になりました。

• 顧客からのメール内容をAIに整理して一覧にもらう
• 口頭での作業指示をAIに伝えて一覧化する
• 上記をテーブルデータやスプレッドシートで出力してもらう

チェックの前に作業項目や修正内容を一覧にする—ぜひこの作業を重要視してみてください。

＜誰でもできるチェック手法の確立＞

正しい基準（作業・修正の一覧）が用意できれば、あとは作成した成果物との比較作業になります。このチェック作業は、何の事前知識がない人でも確認できるような作業になっていないと意味がありません。経験則や知識に頼ったチェックでは、ヒューマンエラーを防ぎきれないのです。

誰でも正確にチェックできる—そういったチェック手法を確立することで、本当のミスの削減につながると考えています。

＜AIによる比較チェック＞

さらに、正しい基準と作成した成果物の比較作業は、AIの登場で格段に簡単になりました。

1. AIに正しい基準を覚えさせる
2. 作成した成果物との比較させる

これにより、人間よりも正確なチェック作業が可能です。

まとめ

内容をまとめると、ヒューマンエラーを防ぐには、３つのポイントがあります。

1. 手入力をなるべく減らすこと
2. すぐやる習慣とタスクをリスト化すること
3. 誰でも正確にチェックできる仕組みを作ること

この３つのポイントを実践することで、業務のヒューマンエラー発生率は確実に下がるはずです。
さらに、AIによる照合チェックができる環境を作れば、自分の手でチェックする必要すらなくなります。ぜひこの観点でご自身の業務を見直してみてください。