「社員を雇う際には何をしたらいいですか！！」
そんなご質問をよくいただきますので、簡単にまとめたいと思います。
準備するべきこと
①労働条件通知書
書く内容は法律で決まっています。どんな条件で雇うのか、労働条件をしっかり明示しましょう。特に労働時間と休日、給与は明確にしておくべきです。
②社会保険・労働保険・雇用保険
５０人未満の会社であれば、下記のルールで加入が必要です。
雇用保険の加入：週２０時間以上働く人
労働保険（労災）：全員
社会保険：正社員の４分の３以上（だいたい週３０時間）働く人
③勤務簿
タイムカードより、勤怠システムの導入がおすすめです。
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④給与計算
エクセルだと大変なのでシステムを使いましょう。
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⑤就業規則
従業員が１０名以上になったら、労働基準監督署に届け出が必要です。
ですが、従業員が１０名以下でも届け出たほうがいいと思います。下記のようなケースで困る場合があります。
- ・社員が休職するとき
- ・社員を懲戒処分したい
- ・社員を退職させたい
- ・社員の親族の慶弔取扱い
などなど。
⑥労働者名簿
法律で必要。
⑦有給の管理
勤怠システムで対応するのがおすすめです！
もっと重要なこと
もちろん、法律的な話として、上記の対応は必須です。やらなきゃいけないことが結構あります。
ただ、それよりも重要なのは「会社と社員が納得して、合意しておくこと」だと考えています。
そして、合意に大切なのは理由です。
つまり「なぜそういうルールなのか」ということまで説明し、合意を得た上で働いてもらうのが理想的だと思います。
労働トラブルや早期退職が発生する際に、最も原因として多いのは「こんなつもりじゃなかった」というすれ違いです。
聞いてない、知らない、そんなつもりじゃない。このようなすれ違いからトラブルに発展するケースが非常に多く見受けられます。
- ・労働時間は何時から何時なのか
- ・どこまで自由度があるのか
- ・給与はどういう仕組みなのか
- ・残業は？
- ・有給は？
- ・休日や休暇は？
など労働契約に関すること。
- ・そもそも、どんなミッションや業務なのか
- ・これから会社はどうなっていきたいのか
- ・従業員にどうなって欲しいのか
- ・どんな働きを評価するのか
- ・働く人に何を求めているのか
など、人事戦略的なこと。
簡単にいうと、
「会社として何を約束して欲しいのか」
「逆に、働く上で会社に何を約束して欲しいのか」
というすり合わせをどれだけしておくかが重要だと思います。
労働条件通知書を渡して「読んどいて～」ではこのすり合わせは難しく、やはり入社前にどこかの時点で、きちんと話をしておきましょう。制度や求める約束の理由を説明して、両者の合意をなるべく明確にしておくことが重要です。
できれば、すべての事項について「なぜ」という理由をちゃんと説明できると良いでしょう。「なぜ」に答えられることは合意形成の第一歩です。
人は、理由のわからないものには納得しません。
「他の会社もそうだから」よりも「なぜ」に答えることができる人事制度を目指したいものです。
人が辞める理由はいろいろありますが、中小企業で最も大きいのは「経営者または上司が信用できなくなったから」ではないかと思います。
「信用できなくなった」というのは「合意したことが説明もなく実行されなかった」から引き起こります。
当然、会社はどんどん変わりますから、当初の約束が守れないときもあるかもしれません。
ただ、説明して、納得してもらう過程はやはり必要です。
ダメなことは「ごめんね、ダメだった」と伝えたほうが信用は維持されます。
まとめ
せっかくいろいろ用意しても、社員との合意が無ければ意味がありません。
「一緒に働く人と合意する」。簡単なようで難しいことです。でもここが一番重要なんですというお話でした。