仕事ができる・できないの前に「仕事とは何なのか」を定義すると、
仕事とは「目的を達成するために、何かを変化させること」だと思います。
「何かを変化させること」には、いろいろな事象があります。
- ・食料をゲットしたり
- ・食料を料理したり
- ・食料の利用計画を作ったり
- ・食料の保存方法を作ったり
いずれにしても「何かを変化させること」、そしてそれの「目的は何なのか」。これがとても大事です。
この目的に向けた変化を、確実に、効率的に、効果的に実行できることが「仕事ができる」ということだと思います。
つまり
- ・どうやって確実に
- ・どうやって効率的に
- ・どうやって効果的に
ができれば、それは仕事ができると言えるのではないでしょうか。
誰がいつまでにやるかを決める
仕事を確実に実行するには、誰が、どうやって、いつまでにやるか、を決めることがとても重要です。
多くの会社で
- ・会議をして課題感は出たけど、何をするかが決まらない
- ・毎回同じ問題について話し合っている
というようなことが起きがちです。
場合によっては「何をしたら良いのかわからない」という状況もあると思います。この場合は「何をするか決める」という作業を、誰がいつまでにやるのかを決めるべきです。
また、注意点として２つのことに気をつけてください。
１つ目は「誰が」について必ず最終的な責任者は１人にするということです。
よく「AさんとBさんで相談して決めて」と指示する場面を見ますが、これではどちらの責任で期限までに達成するのかわかりません。
責任者は必ず１人であるべきだと思います。
２つ目は「いつまでに」というのは、具体的な時間まで決めるということです。
明日中にという指示では、朝なのか昼なのか２３時５９分までなのかわかりません。
多くの仕事には、その次の仕事があります。次の仕事の期日を見て、逆算して、時間単位で期日を決めるべきです。
やる手順を決める
効率的に実行するためには、作業の手順を決める必要があります。
たとえば料理をするときに、にんじんの皮むきとカットを同時にはできません。一度にできることは１つです。
しかし仕事になると、多くの人間が複数のことを同時に進めようとします。
結果、業務が行ったり来たりしたり、確認や修正が何度も入ったりしてしまいます。
効率的に業務を進めるには、一つ一つを確実に固めて進めなければなりません。
このために、仕事の手順を決めることは非常に重要なのです。
手順を決めるには
- 1.仕事を工程に分ける
- 2.工程を縦に並べる
という作業が必要になります。
ぜひ、ご自身の業務、また自分のチームの業務について、この作業をしてみてください。
目的を忘れない
どんな仕事にも、その目的があります。
目的というのは、お客さんにとって、上司にとって、同僚にとってなど、段階があります。
常に各関係者の目的を達成することを考える必要があります。
ときには
「このやり方おかしいんじゃないか」
「もっとこういうやり方のほうが早いんじゃないか」
ということがあると思います。
このときに重要なのは、目的を理解して、達成することを優先するということです。
多くの企業において、手段と目的の逆転という現象が発生します。
元々は目的があって始まった作業が、あるときから作業することが目的になってしまう現象です。
これが起きると、本質を見落とした対応となってしまうわけです。
通常は時代の変化とともに、その作業の効果は落ちていくことになります。
目的のために常にアップデートしていくのが正しい対応です。
常に、やり方よりも目的を優先するという心構えが必要です。
最後に
私の考えとしては、仕事の楽しさは目的を達成するために工夫することにあると思っています。
そして、その工夫をチームで共有すること、みんなで目的を達成すること、そういった仕事の楽しさに気づくためにも、本日挙げた3つのポイントをぜひ意識してみてください。